9294 | Projektassistenz (m/w/x)

Großraum Würzburg

04.11.2024

31.12.2026

Für das Team bei unserem Kunden suchen wir zur Verstärkung eine Projektassistenz, die ein Projektteam unterstützt, welches Investitionstätigkeiten im hohen 2-stelligen Millionenbetrag betreut.

Aufgabenbeschreibung:
- Projektunterstützung und Projektmitarbeit bei den Projekten
- Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
- Text- und Datenverarbeitung innerhalb der Projektorganisation
- Korrespondenz, Postbearbeitung, Schreibdienste und Ablagetätigkeiten
- Organisation und Ablage der E-Mail-Korrespondenz
- Registration, Codierung und Verteilung von Dokumenten
- Terminkoordination, Besprechungsorganisation
- Telefondienst und -vermittlung
- Kopierarbeiten und Dokumentationspflege
- Beschaffung von Büromaterialien
- Datenpflege in den bestehenden Unternehmens-Datenbanken, u.a. SAP
- Reiseorganisation
- Weitere Aufgaben in Verbindung mit der Abwesenheitsvertretung vergleichbarer Positionen im Unternehmen
- Projektarbeit
- Administrative und koordinierende Tätigkeiten
- Unterstützung des Projektleiters und des Projektteams
- Unterstützungsleistungen Projektkommunikation
- Vorbereitung regelmäßiger Projektstatusberichte an die GF
- Überwachung der Zahlungs-Meilensteine / Ausgangsrechnungen
- Zuarbeit Termin- und Ressourcenüberwachung
- Zuarbeit Cash-Flow / Mittelabflussplanung in Abstimmung mit PL
- Überprüfung Auftragsabwicklung / Expediting
- Unterstützungsleistungen Qualitätssteuerung
- Organisation-Rechnungsdurchlauf / Projektbuchhaltungsaufgaben
- Projektofficetätigkeiten gemäß den individuellen Projektregeln
- Dokumentenmanagement über ein Projektportal / Sonstige Lösungen
Auslastung 4-5 Tage / Woche

- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
- Erfahrung im Bereich Büromanagement
- SAP
- MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Power-Point)
- PKW-Führerschein erforderlich
- Kenntnisse im Rechnungswesen
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Kommunikationsfähigkeit und Flexibilität
- Strukturierte Arbeitsweise und gutes Organisationsvermögen

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